Рабочая инструкция (РИ) – документ установленной формы, подготовленный на основе единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих и содержащий профессиональные обязанности (характеристику работ), сведения о том, что должен знать (знать и уметь) рабочий, примеры работ (могут отсутствовать), его права и ответственность.
Рабочие инструкции необходимо разрабатывать для каждой профессии (конкретного рабочего места) с учетом требований к уровню квалификации рабочих.
Рабочие инструкции разрабатывают для рабочих и в случаях совмещения профессий и работ, увеличения объема работ, расширения зоны обслуживания, когда виды выполняемых работ не будут соответствовать какой-либо одной квалификационной характеристике.
Разработка и управление рабочей инструкции в общем случае включают в себя следующие этапы: принятие решения о разработке, разработку, проверку, регистрацию, согласование, утверждение, введение в действие, ознакомление, хранение, изменение (переиздание), проверку состояния, изъятие, архивирование, уничтожение или утилизацию.
Рабочие инструкции разрабатывают согласно утвержденной штатной расстановке на основании тарифно-квалификационных (квалификационных) характеристик Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), Общих положений ЕТКС и конкретных особенностей организации рабочего места и выполняемых работ с учетом рекомендаций НИИ труда Минтруда и соцзащиты, других профильных для организации министерств и ведомств.
С чего начать?
В первую очередь в документе следует изложить требования квалификационной характеристики из ЕТКС применительно к профессии рабочего. Необходимо расписать (уточнить) особенности, связанные с конкретным рабочим местом, например такие, как: выполнение работ, связанных с приемкой и сдачей смены, своевременной подготовкой к работе оборудования и рабочего места, инструмента, приспособлений и содержания их в надлежащем состоянии, уборкой своего рабочего места, ведением установленной документации.
Приводимые в инструкции согласно ЕТКС обязанности, уточнения и дополнения адаптируют к конкретной профессии, конкретным условиям производства, конкретному работнику.
Наряду с требованиями, изложенными в тарифно-квалификационных (квалификационных) характеристиках, предъявляемыми к теоретическим и практическим знаниям рабочего, в рабочей инструкции приводят дополнительные требования к знаниям рабочего, обусловленные Общими положениями ЕТКС.
При разработке рабочей инструкции следует избегать формального подхода. Нужно собрать всю необходимую информацию об особенностях организации рабочего места и выполняемых работах.
Согласование рабочей инструкции
Разработчик подписывает рабочую инструкцию и представляет ее непосредственному руководителю рабочего для проверки на полноту изложения приводимых обязанностей и требований к знаниям рабочего (если разработчиком не является руководитель работника). При наличии замечаний разработчик корректирует проект документа и повторно представляет для подписания руководителю.
Ознакомление с рабочей инструкцией
Выдайте необходимое количество заверенных копий инструкций непосредственному руководителю рабочих (начальнику участка, старшему мастеру, мастеру). Рабочий ознакамливается с инструкцией письменно: «С инструкцией ознакомлен, один экземпляр получил». Допускается в одной рабочей инструкции проставление подписей несколькими рабочими: «С инструкцией ознакомлен, один экземпляр получил», фамилия и инициалы, дата и подпись.
При отсутствии места для ознакомления с текстом инструкции в самом документе оформите дополнительно лист ознакомления с инструкцией.
ЭТО ВАЖНО! Непосредственный руководитель рабочего в процессе работы контролирует нахождение рабочей инструкции на рабочем месте или в установленном месте хранения.
Проверка рабочих инструкций
Разработчик не реже 1 раза в год проверяет состояние рабочих инструкций. Результаты проверки и последующее устранение замечаний (в случае их наличия) записывают в журнале проверки состояния рабочих инструкций.
В графе «Результат проверки состояния РИ» в зависимости от результатов проверки записывают:
– требуется замена РИ (с указанием причины, например: износ, порча, повреждение и т.д.);
– требуется замена листов (с указанием причины, например: износ, порча, повреждение и т.д.);
– подлежит изъятию без замены (с указанием причины – отмена).
При отсутствии замечаний в журнале делают одну запись, заполняя гр. 3, 4, 5, с пометкой в гр. 4 «Замечаний нет».
Отмена рабочих инструкций
Рабочую инструкцию, пришедшую в негодность, меняют, а подлежащую изъятию – в связи с ее отменой изымают.
Подлинники отмененных инструкций архивируют в течение 3 лет после отмены, затем уничтожают или утилизируют без составления акта.
Копии отмененных инструкций, содержащие подпись рабочего, архивируют в течение 3 лет после отмены, затем уничтожают или утилизируют без составления акта. Остальные копии уничтожают на месте без составления акта.
На отмененной рабочей инструкции, подлежащей архивированию, запишите: «Отменена с (дата)», фамилия и инициалы, подпись.
Рабочие инструкции, отобранные к уничтожению или утилизации, изолируют, первые листы перечеркивают.
Внесение изменений (переиздание) рабочих инструкций
При необходимости внесения изменений в рабочую инструкцию ее переиздают. При этом инструкция считается отмененной с даты утверждения новой. Она подлежит изъятию с соответствующей записью в журнале регистрации рабочих инструкций.
Соответственно у рабочих изымают учтенные копии отмененных рабочих инструкций и выдают новые.
Реквизиты и структура рабочей инструкции
Реквизиты:
– индекс документа – РИ;
– полный шифр (код) подразделения, разделительный знак – тире;
– порядковый регистрационный номер (в пределах подразделения), начиная с 01 в каждом структурном подразделении.
Например, РИ 335-60-16 (рабочая инструкция, относящаяся к механическому цеху, производственно-диспетчерскому бюро, имеющая регистрационный номер 16).
Рабочие инструкции могут состоять из таких структурных элементов (разделов), как:
– общие положения;
– обязанности (характеристика работ), в т.ч. при необходимости дополнительные обязанности;
– права;
– ответственность.
Раздел «Общие положения» содержит информацию о том, рабочим какого подразделения является работник и кому он непосредственно подчиняется, а также то, что он должен знать.
Раздел «Обязанности (характеристика работ)» содержит перечень обязанностей (характеристик работ), возложенных на рабочего на конкретном рабочем месте с учетом конкретных условий производства.
Справочно: в случаях совмещения профессий и работ, увеличения объема работ, расширения зоны обслуживания, когда виды выполняемых работ не соответствуют основной квалификационной характеристике, в данный структурный элемент включают дополнительные обязанности под заголовком «Дополнительные обязанности».
Раздел «Права» содержит перечень основных прав, необходимых рабочему для выполнения возложенных на него обязанностей (работ).
В разделе «Ответственность» приведена краткая информация о дисциплинарной и материальной ответственности, которую несет рабочий.
Текст рабочей инструкции должен быть изложен кратко и понятно. В документе не нужно употреблять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), обороты разговорной речи, произвольные словообразования.
Текст в разделе «Обязанности (характеристика работ)» излагают в настоящем времени или по аналогии с текстом раздела «Характеристика работ» ЕТКС.
