О чем статья:

1. Какие ограничения при работе с электронными документами установлены законо­дательством.
2. Что говорит ТК о ведении кадровой документации в электронном виде.

В нормативных правовых актах (далее – НПА) не закреплено определение термина «кадровая документация». При этом есть термин «документы по личному составу» – это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абз. 10 части первой ст. 2 Закона № 323-З).

Исходя из приведенного определения содержание термина «документы по личному составу» выходит за рамки трудовых отношений, так как включает в себя документы, связанные с получением образования, прохождением военной службы и др. В связи с этим под «кадровой документацией» будем понимать комплекс документов, обеспечивающих регулирование трудовых и связанных с ними отношений между нанимателем и работником

Ограничения законодательства при работе с ЭД

Организации, в архивах которых не созданы условия для хранения электронных документов (далее – ЭД) с сохранением их целостности, могут хранить документы постоянного и временного (свыше 10 лет) только на бумажном носителе. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (часть вторая п. 236 Инструкции по делопроизводству).

Для документов в электронном виде (далее – ДЭВ) временного (до 10 лет) хранения, указанных в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ), иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (часть третья п. 236 Инструкции по делопроизводству).

Из документов, которые могут быть отнесены к составу кадровой документации, в указанное приложение включены главным образом регистрационно-учетные формы (журналы регистрации командировочных удостоверений, графики трудовых отпусков и др.).

В организациях, в архивах которых созданы условия для хранения ЭД с сохранением их целостности (имеются АС ДОУ и информационная система архива (ИСА) организации с необходимыми функциональными возможностями), могут создаваться и храниться ЭД постоянного и временного (свыше 10 и до 10 лет) без ограничений (пп. 17–18 Инструкции по работе с ЭД).

ТК и кадровая документация в электронном виде

В ТК словосочетания «в письменной форме», «с письменного согласия», «знакомит под роспись» встречаются не менее чем в 37 статьях из более чем 400. То есть нормы ТК пока ориентированы при оформлении трудовых отношений на документы на бумажных носителях.

При этом условия обмена между нанимателем и работником, выполняющим дистанционную работу, ЭД или сообщениями в электронном виде, содержащими (в т.ч.) заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора, определяются трудовым договором. Письменные задания, иная информация для исполнения трудовых обязанностей, заявления и объяснения работника, а также иные документы, не требующие ознакомления работника под роспись, могут направляться путем обмена файлами с текстами ДЭВ. В случае необходимости ознакомления работника с документами под роспись он может быть ознакомлен с ними путем обмена ЭД или файлами с последующей досылкой копии приказа на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (части третья – пятая ст. 307-1 ТК).

Справочно:

ЭД – это ДЭВ с рекви­зи­тами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП) с использованием при проверке ЭЦП открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот ЭД.

Для отдельных документов ТК напрямую установил их оформление только на бумажном носителе. Например, трудовой договор заключается только в письменной форме, а каждая его страница нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом (часть первая ст. 18 ТК). Стоит отметить, что заключение трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, допускается только при личном присутствии такого работника (часть первая ст. 307-2 ТК).

При этом если в соответствии с законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то ЭД и его копия считаются соответствующими этому требованию (часть пятая ст. 22 Закона об ЭД).

Действие Закона об ЭД не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, а также при обращении ДЭВ, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств ЭЦП (часть вторая ст. 2 Закона об ЭД). ЭЦП, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, является аналогом собственноручной подписи (часть пятая ст. 23 Закона об ЭД).

Из изложенного выше вытекает следующее:

1. При оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками полный отказ от документов на бумажном носителе ТК не предусматривает. В отношении иных категорий работников ТК не регулирует порядок применения ЭД (в т.ч. порядок ознакомления работников с ЭД).
2. Сертифицированное средство ЭЦП, владельцем личного ключа которого является физическое лицо, является не собственноручной подписью, а ее аналогом.
3. В случаях, когда работнику необходимо ознакомиться с документом путем проставления собственноручной подписи, сертифицированное средство ЭЦП не может выступать в качестве ее аналога, поскольку ТК указывает конкретный способ ознакомления с документом («в письменной форме», «под роспись»). О применении иных аналогов собственноручной подписи в ТК не упоминается.

Программное обеспечение для ведения кадровой документации в электронном виде

На сегодняшний день в Республике Беларусь применяются различные учетные кадровые системы (далее – УКС), которые позволяют аккумулировать и оперативно обновлять всю информацию о работниках организаций. Примерами таких систем являются «Галактика НСМ»; приложение «Управление персоналом» ППП «Канцлер»; система «Управление персоналом»; АРМ «Кадры» и др. Применение указанных информационных систем НПА не регулируется. На сегодняшний день указанные системы получили широкое распространение в организациях.

Отметим, что в организациях применяются как тиражируемые («коробочные») решения, так и программы заказанной разработки, разработанные под потребности конкретной организации.

Анализ представленных на рынке УКС позволяет сделать следующие выводы относительно возможности их использования для ведения кадровой документации в электронном виде:

• УКС, представленные на рынке Республики Беларусь, разрабатывались в первую очередь для автоматизации кадровых бизнес-процессов на традиционной основе, задачи ведения кадровой документации в электронном виде указанные системы не решают. Это вызвано отсутствием соответствующей нормативной базы, вследствие чего заинтересованность в таких разработках у заказчиков незначительна;
• в базовый функционал УКС ознакомление с документами посредством проставления ЭЦП (иных аналогов собственноручной подписи) не заложен. До настоящего времени подобная функция не реализовывалась, так как ЭЦП в организациях имеет ограниченный круг пользователей: подавляющее большинство работников не используют ее в своей повседневной работе. При этом компании-разработчики отмечают возможность доработки УКС (в части ознакомления работников с документами посредством ЭЦП) путем разработки и внедрения соответствующего API для интеграции с АС ДОУ;
• вопросы формирования в дела и хранения кадровых ЭД, создаваемых в УКС, не востребованы у заказчиков, поскольку в ТК заложены ограничения по работе с ЭД. По запросу пользователя и при представлении владельцем ИСА необходимой технической информации возможна реализация функционала по автоматической передаче электронных дел с помощью разработки и внедрения соответствующего API.

Все разработчики УКС отмечают готовность и заинтересованность доработать свои программные продукты при наличии соответствующего запроса пользователей и внесения изменений в НПА.

Основные выводы

1. НПА в сфере архивного дела и делопроизводства позволяют создавать и хранить ЭД без бумажных аналогов независимо от сроков их хранения (при создании соответствующих условий).
2. Вопрос перехода к ведению кадровой документации в электронном виде не может быть решен без внесения соответствующих изменений в ТК, так как кодексы имеют бóльшую юридическую силу по отношению к другим законам (часть вторая п. 3 ст. 23 Закона об НПА).
3. На сегодня возможно ведение и хранение кадровых документов временного (до 10 лет) хранения, указанных в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству, если информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Стоит отметить, что это незначительное количество документов, которые главным образом представлены регистрационно-учетными формами.
4. Для реализации задачи по переходу к ведению кадровой документации в электронном виде (при условии внесения соответствующих изменений в НПА) организациям необходимы будут инвестиции в программное обеспечение, закупку ЭЦП и др.

Документы:

Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Закон № 323-З).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).

Инструкция по работе с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (Инструкция по работе с ЭД).

Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (Закон об ЭД).

Закон Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (Закон об НПА).