Расскажем:
- в каких случаях и как лучше исправить ошибки кадровика, допущенные им в процедуре приема на работу нового сотрудника.
1. Забыли взять заявление о приеме на работу
Заявление о приеме на работу напрямую не указано в перечне документов, которые наниматель обязан потребовать, а работник – предъявить при заключении трудового договора (ст. 26 ТК). В п. 6 части первой ст. 26 ТК говорится о других документах для подтверждения иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.
Чем же так важно заявление, если основанием для начала трудовых отношений является трудовой договор?
В ТК не говорится о том, что работник обязан предъявить заявление о приеме на работу. Однако в заявлении работник обращается к нанимателю с просьбой о приеме на работу. Также в этом документе могут быть изложены иные обстоятельства, имеющие отношение к работе.
Например, работник указывает дату приема на работу, просит установить ему неполный рабочий день, гибкое рабочее время и т.д. Руководитель организации проставляет на заявлении свою резолюцию, тем самым подтверждая и принимая предложение работника и давая указания сотрудникам кадровой службы по сути заявления. В резолюции также может быть указана информация об установлении условия предварительного испытания и его продолжительности.
Кроме того, в действующей Инструкции № 2 указывается на то, что при формировании личного дела в него включается и заявление о приеме на работу.
Если новый сотрудник откажется писать заявление о приеме на работу, но готов подписать трудовой договор, неправомерно отказывать ему в заключении трудового договора из-за отсутствия заявления.
Наниматель может предусмотреть обязанность написания заявления о приеме на работу в локальных актах (например, в локальной Инструкции по делопроизводству).
В случае если заявление о приеме на работу не получено в момент заключения трудового договора, всегда можно попросить работника написать заявление позже. Даже если работник откажется от написания заявления, это не нарушение – трудовой договор уже подписан, работник приступил к своей работе.
2. Забыли заключить трудовой договор
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах, каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя.
Трудовой договор может не заключаться только с домашними работниками, но и то исключительно в случаях, когда работа носит краткосрочный характер, – до 10 дней в общей сложности в течение месяца (часть первая ст. 309 ТК).
Во всех остальных случаях фактическое допущение уполномоченным должностным лицом нанимателя работника к работе должно быть письменно оформлено не позднее дня, следующего за днем допущения работника к работе (часть третья ст. 25 ТК). После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись.
Если наниматель допустил работника к работе без заключения трудового договора, то этот факт является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен.
Кадровики должны помнить, что несоблюдение должностным лицом нанимателя установленного порядка приема работников на работу влечет наложение штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин (п. 6 ст. 10.12 КоАП). Поэтому если выяснится, что трудовой договор не был заключен, это следует сделать незамедлительно.
3. Не ознакомили с ЛПА, а в журнале ознакомления с ЛПА не осталось места
Ознакомление работника с локальными правовыми актами (ЛПА) – это информирование работника о юридически значимом действии, совершенном нанимателем в отношении работника, с целью защиты трудовых прав самого работника и выполнения требований законодательства нанимателем.
При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под подпись с документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок.
Наниматель обязан ознакомить работника и с должностной (рабочей) инструкцией.
У нанимателя могут действовать иные ЛПА, в отношении которых нанимателем установлено, что ознакомление с ними обязательно, например Положение о коммерческой тайне и т.д.
Можно предложить работникам кадровых служб несколько способов ознакомления с ЛПА. Это также позволяет исправить ошибку несколькими способами.
Если выбрали способ ознакомления сотрудников с ЛПА в специальном журнале, то это может стать проблемой. Так, когда в журнале ознакомления с ЛНА уже расписался следующей датой другой сотрудник, вписывать в журнал задним числом работника, принятого на работу раньше, уже нельзя. Даже если сотрудник укажет, что ознакомился с ЛПА в дату приема на работу, но до этой записи более поздняя запись, то станет очевидно, что работник несвоевременно ознакомился с ЛПА, что запись внесли задним числом. Соответственно сотрудника ознакомили с ЛПА позже приема на работу и требования закона не выполнили.
Есть второй способ ознакомить сотрудников с ЛПА: оформление листов ознакомления к ним. Листы ознакомления могут дублировать собой форму журнала ознакомления. И если вы раньше их не использовали, то можете оформить и вписать туда одного работника, которого пропустили в журнале. Законодательством не запрещено одновременно вести журнал и оформлять листы ознакомления.
Третий способ – в трудовом договоре предусмотреть запись о том, что работник ознакомлен с ЛПА: «С Правилами внутреннего трудового распорядка, должностной (рабочей) инструкцией (наименование профессии, должности), Положением о коммерческой тайне ознакомлен. Один экземпляр трудового контракта от 00.00.0000 № 00 на руки получил. 00.00.0000, подпись, ФИО работника».
Кроме того, есть еще один действенный способ ознакомить работника под подпись. Как известно, в настоящее время наниматели сами вправе принимать решение о необходимости ведения личных карточек работников, о их форме и содержании. При разработке формы личной карточки в нее можно включить раздел, посвященный ознакомлению работника с действующими у нанимателя ЛПА. И тогда при трудоустройстве гарантированно не забудут о своевременном ознакомлении с ЛПА ни сам кадровик, ни работник.
4. Забыли взять подпись у работника, подтверждающую, что он получил свой экземпляр трудового договора
В действующем законодательстве нет требований о том, что в трудовом договоре (контракте) обязательно должна быть отметка о том, что работник получил на руки свой экземпляр договора. Есть только требование, чтобы трудовой договор составлялся в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон трудовых отношений, один экземпляр хранился у нанимателя, другой – у работника.
Но каким образом в случае конфликтной ситуации наниматель может подтвердить то, что трудовой договор заключен в установленном порядке и один его экземпляр передан работнику? Это может подтвердить только запись в трудовом договоре или, например, в личной карточке. Об этом писалось выше в п. 3.
Если эти разделы предусмотрены в трудовом договоре, в личной карточке, а подписи работника нет, то исправить эту ошибку можно только, попросив работника расписаться.
В случае если он отказывается это сделать, целесообразно составить акт об отказе. Это не самое лучше начало трудовых отношений, но, по крайней мере, у вас будет подтверждение факта, что вы отдали работнику его экземпляр трудового договора.
5. Внесли запись о приеме в трудовую книжку, в которой нет записи об увольнении прежнего нанимателя
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно. При увольнении работника все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, заверяются подписью нанимателя либо лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки (п. 17 Инструкции № 40).
Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.
Поэтому трудовая книжка без записи об увольнении, предъявленная новому нанимателю, прежде всего, должна быть сигналом не только о забывчивости кадровика по прежнему месту работы, но и о том, что ваш новый сотрудник попросту не уволен с предыдущего места работы.
В случае обнаружения пропущенной записи, а также неправильной, неточной (неполной) записи, внесенной в трудовую книжку работника, она дополняется и (или) исправляется нанимателем, пропустившим запись, допустившим ошибку или неточность (п. 53 Инструкции № 40).
Поэтому трудовую книжку без записи об увольнении нужно отдать работнику. А об отсутствии записи и передаче работнику трудовой книжки для внесения ее следует составить акт с указанием всех обстоятельств. С актом работника нужно ознакомить под подпись.
Когда работник принесет заполненную трудовую книжку, в нее вносится запись о приеме на работу к новому нанимателю. Допускается также внесение указанных записей нанимателем по новому месту работы на основании соответствующих документов.
Допустим, до прихода в вашу организацию работник не работает уже давно. Может быть, что его предыдущий наниматель уже ликвидирован. В настоящее время есть интернет порталы с актуальной информацией обо всех компаниях и предпринимателях в Беларуси. Там содержатся сведения об актуальных статусах и реквизитах юридических лиц и ИП, включая сведения о ликвидации или банкротстве.
Если после проверки выяснится, что организация уже не действует, можно обратиться в архив, куда сдавались документы при ликвидации, с запросом архивной справки о периоде работы. Также возможна ситуация, когда предыдущий наниматель находится в другом городе. В этом случае нужно обратиться к этому нанимателю с запросом на выдачу справки о периоде работы, заверенных копий приказа об увольнении.
На основании полученных справок, копий приказов, архивных справок будет внесена запись об увольнении.
Затем вносится запись о приеме на работу к новому нанимателю.
Документы:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).
Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях.
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).
