Рассказываем:

• как оформить работников подразделения организации, расположенной в другой местности;
• как организовать контроль со стороны нанимателя;
• на какие компенсационные выплаты могут претендовать данные работники.

 

В соответствии со структурой организации работники организации могут осуществлять трудовую деятельность в других населенных пунктах, расположенных вне места расположения нанимателя (торговые представители, специалисты по продаже, мастера по гарантийному ремонту техники, которую реализует компания, специалисты по оказанию аудиторских и консультационных услуг, дизайнеры, переводчики, редакторы и др.). Если организация расположена, например, в Минске, а сотрудник будет постоянно работать в Бресте, безусловно, имеет смысл принять на работу жителя Бреста. Еще одним весомым аргументом в пользу такого варианта является то, что местный житель лучше знает конъюнктуру регионального рынка.

 

Справочно:

если работа сотрудников, проживающих в другом городе, не будет предполагать частых перемещений (т.е. трудовая функция будет осуществляться ими преимущественно в офисе представительства или филиала), разъездной характер работы устанавливать не требуется.

 

Действующее законодательство не запрещает принимать на работу сотрудников, которые будут постоянно проживать в другом городе и там же выполнять свои трудовые функции. Вместе с тем нанимателю потребуется решить, как организовать рабочее место представителей в другом регионе и как осуществлять контроль за проделанной ими работой.

 

Несколько вариантов оформления трудовых отношений с сотрудниками, работающими в другой местности

Способы оформления трудовых отношений с сотрудниками, работающими в других городах, зависят от характера выполняемой ими работы.

Если планируется, что работники будут реализовывать товар организации в определенном регионе (например, г. Бресте и Брестской области) и периодически ездить в головной офис, нанимателю целесообразно рассмотреть вариант создания обособленного подразделения (филиала либо представительства) и установить сотрудникам разъездной характер работы.

Если они будут производить продукцию или оказывать услуги в домашних условиях, их допустимо оформить как надомников.

Еще один вариант оформления трудовых отношений с иногородними работниками – дистанционная работа. Она подходит для организации удаленного труда дизайнеров, программистов, переводчиков, журналистов, редакторов. Трудоустройство на таких условиях возможно с 28 января 2020 г.

 

Справочно:

в отличие от работников-надомников, выполняющих работу исключительно по месту жительства или в других помещениях по их выбору вне помещений нанимателя, дистанционный работник может осуществлять трудовую функцию с использованием информационно-коммуникационных технологий в любом месте (кафе, гостинице, ресторане, торговом центре, в транспорте во время следования к месту отдыха и др.).

 

Связь между работником и нанимателем может поддерживаться через компьютеры, планшеты, смартфоны и др.

 

Создание филиала или представительства

Обособленное подразделение организации – филиал, представительство, структурное подразделение организации, расположенное вне места ее нахождения либо по месту ее нахождения, которым для совершения операций организацией открыт текущий (расчетный) банковский счет с предоставлением права распоряжаться денежными средствами на счете должностным лицам этих обособленных подразделений на основании доверенности (часть восьмая ст. 1 ТК).

Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, осуществляющее защиту и представительство интересов юридического лица, совершающее от его имени сделки и иные юридические действия (п. 1 ст. 51 ГК).

Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в т.ч. функции представительства (п. 2 ст. 51 ГК).

Решение о создании и ликвидации представительств и филиалов хозяйственного общества относится к компетенции общего собрания участников хозяйственного общества (ст. 35 Закона).

Филиалы и представительства должны быть указаны в уставе юридического лица, в т.ч. хозяйственного общества (часть четвертая п. 3 ст. 51 ГК, ст. 14 Закона).

Если филиал либо представительство создаются в уже действующей организации, в ее устав потребуется внести изменения или дополнения.

Изменения и (или) дополнения оформляются в виде приложений к уставу (учредительному договору – для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора) без нотариального засвидетельствования, либо устав (учредительный договор) может быть изложен в новой редакции. Изменения и (или) дополнения в двух экземплярах либо устав (учредительный договор) в новой редакции подлежат государственной регистрации в регистрирующем органе (п. 16 Положения).

Основанием для внесения изменений в устав является решение общего собрания участников хозяйственного общества, оформляемое протоколом, или решение собственника имущества унитарного предприятия, оформляемое решением учредителя, о внесении и утверждении указанных изменений.

 

Справочно:

решение вопросов создания и ликвидации представительств и филиалов общества может быть отнесено уставом к компетенции исполнительного органа в случае, если в хозяйственном обществе не предусмотрено образование совета директоров (наблюдательного совета). Собственник имущества унитарного предприятия дает письменное согласие на создание и ликвидацию представительств и филиалов, если иное не определено Президентом Республики Беларусь, ГК или решением собственника, принятым в отношении дочернего предприятия (п. 6 ст. 113 ГК).

 

Рабочее место

Рабочим местом является место постоянного или временного пребывания работника в процессе трудовой деятельности (часть вторая ст. 31 ТК).

Иными словами, рабочее место – это место, где сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с выполнением его трудовой функции. Как правило, место работы – это какое-либо помещение, находящееся под контролем нанимателя (например, офис, склад, цех, гараж). Исключение из указанного правила составляют сотрудники с разъездным характером работы, работники-надомники, дистанционные работники.

 

Разъездной характер работы

У работников с разъездным характером работы нет установленного рабочего места, ввиду того что их трудовая деятельность заключается в постоянных перемещениях в пределах определенной территории. Вместе с тем такие работники периодически бывают в головном офисе организации, где отчитываются о выполненных заданиях, оформляют различные документы, берут товар.

В трудовой договор с таким работником необходимо включить условие о том, что его работа носит разъездной характер. При этом работнику не нужно оплачивать каждую поездку отдельно, поскольку постоянные перемещения – это обычный режим его труда. За разъездной характер работы сотруднику полагается компенсация. Условия и размеры выплаты компенсации за разъездной характер работы определены Инструкцией.

Нередко поездки иногородних работников в головной офис компании оформляются как командировки. Вместе с тем не во всех случаях такой подход является верным, поскольку ТК определяет в качестве служебной командировки поездку работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (часть первая ст. 91 ТК), поэтому не каждая поездка признается служебной командировкой. Служебная командировка предполагает, что сотрудник имеет постоянное рабочее место и иногда выезжает в другие города для выполнения каких-либо заданий. Такой вариант применим в случае, если труд сотрудника, проживающего в другом городе, связан с постоянным пребыванием в офисе либо ином помещении нанимателя.

 

Справочно:

под работниками-надомниками следует понимать лиц, заключивших трудовой договор с нанимателем о выполнении работы на дому личным трудом с использованием собственных материалов, оборудования, инструментов, механизмов, приспособлений или выделяемых нанимателем либо приобретаемых за счет средств нанимателя (часть первая ст. 304 ТК).

 

В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер труда, такого рода поездки командировками не являются.

 

Надомная работа

Работники-надомники осуществляют свою деятельность вне офиса нанимателя, однако их труд имеет иную специфику.

При этом под работой на дому понимается работа, которую работник-надомник выполняет вне помещений нанимателя:

• по месту своего жительства;
• в других помещениях по его выбору.

Труд надомников направлен в основном на производство товаров и оказание услуг (например, пошив изделий, изготовление сувениров).

Выполнять задания надомник может как самостоятельно, так и при участии членов семьи. При этом трудовых отношений между указанной категорией лиц и нанимателем не возникает.

В трудовой договор с работником-надомником должны быть включены обязательные условия, предусмотренные частью второй ст. 19 ТК.

Если с сотрудником заключен контракт, он должен содержать также обязательные условия, перечисленные в п. 2 Декрета № 29 и п. 10 Положения № 1476.

Кроме того, в трудовом договоре с работником-надомником целесообразно предусмотреть конкретный перечень инструментов, оборудования, механизмов и приспособлений, передаваемых ему для осуществления трудовой деятельности в надомных условиях.

С учетом специфики работы, выполняемой на дому, трудовой договор может регламентировать порядок и сроки:

• обеспечения сырьем, материалами и полуфабрикатами;
• расчетов за изготовленную продукцию;
• возмещения стоимости материалов, если изделия изготавливались из собственных материалов работника;
• вывоза готовой продукции (часть седьмая ст. 306 ТК).

Организация труда на дому допускается только в условиях, соответствующих требованиям охраны труда, для лиц, которые имеют практические навыки либо могут быть обучены этим навыкам для выполнения определенных работ. При этом наличие необходимых жилищно-бытовых условий может быть установлено нанимателем посредством реального обследования помещения, в котором планируется осуществление трудовой деятельности работника. Кроме того, при принятии решения о возможности организовать труд на дому следует учитывать, что такая трудовая деятельность не должна препятствовать нормальной жизнедеятельности самого работника, членов его семьи, других лиц, не нарушать требований жилищного законодательства.

 

Справочно:

в трудовом договоре с работником-надом­ником в качестве места работы следует указать адрес места его жительства либо иного помещения, в котором он планирует осуществлять трудовую деятельность.

 

Если по характеру трудовой деятельности иногородний работник организации является надомником, наниматель должен организовать его труд таким образом, чтобы у сотрудника не было необходимости каждый день находиться в головном офисе, например, для получения задания или материалов для его выполнения. Это обусловлено тем, что действующим законодательством не регламентировано, как следует расценивать и оплачивать такие поездки работника. В трудовом договоре с надомником, занимающимся изготовлением сувенирной продукции, может быть указано, что оборудование и материалы приобретаются им самостоятельно, а готовую продукцию он отправляет по почте или курьерской доставкой. Если работнику все же придется периодически посещать головной офис, нанимателю потребуется возместить расходы, которые работник может понести в связи с такими поездками. Расходы возмещаются на основании представленных документов (билетов, чеков и т.п.).

 

Справочно:

отдельные виды надомных работ в соответствии с общими правилами противопожарной безопасности и санитарии, а также жилищно-бытовыми условиями работников-надомников могут допускаться только с разрешения соответствующих органов (часть шестая ст. 306 ТК).

 

Дистанционная работа

Дистанционной считается работа, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий (часть первая ст. 307¹ ТК).

На работников, осуществляющих свою трудовую деятельность дистанционно, распространяются все социально-трудовые гарантии, предусмотренные трудовым законодательством (в части продолжительности рабочего времени и времени отдыха, предоставления отпусков и др.).

Отдельно следует отметить, что заключение трудового договора с дистанционным работником допускается исключительно при его личном присутствии. Заключение трудового договора удаленно (например, посредством использования e-mail, Viber и других средств связи) либо через представителя запрещено.

 

Справочно:

режим рабочего времени и времени отдыха работника, выполняющего дистанционную работу, устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, что указывается в трудовом договоре.

Справочно:

в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда работника, выполняющего дистанционную работу, наниматель обязан ознакомить работника, выполняющего дистанционную работу, с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем.

 

 

Помимо обязательных условий, определенных законодательством, в трудовом договоре (контракте) с дистанционным работником следует отразить:

• условие о том, что работа является дистанционной;
• порядок и сроки обеспечения работника оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, необходимыми для исполнения работником своих трудовых обязанностей;
• условие об обязанности работника, выполняющего дистан­ционную работу, использовать при исполнении трудовых обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные нанимателем (часть вторая ст. 307² ТК);
• размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование оборудования, если оно арендовано или принадлежит работнику;
• порядок возмещения иных расходов, связанных с выполнением дистанционной работы;
• порядок и сроки представления работником отчетов о выполненной работе;
• способы и периодичность рабочих контактов работника и нанимателя (часть третья ст. 307² ТК);
• условия обмена электронными документами или сообщениями в электронном виде (в т.ч. СМС, файлами и записями), содержащими задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя (часть третья ст. 307¹ ТК)

Обмен рабочей документацией с дистанционным работником должен быть осуществлен следующим образом:

• письменные задания, иная информация для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, а также иные документы, не требующие ознакомления работника под роспись, могут направляться путем обмена файлами с текстами документов в электронном виде;
• в случае необходимости ознакомления работника с документами под роспись работник, выполняющий дистанционную работу, может быть ознакомлен с ними путем обмена:

1. электронными документами (с ЭЦП);
2. файлами с текстами этих документов (без ЭЦП) в электронном виде с последующим направлением в течение 2 рабочих дней работнику копий документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (части четвертая и пятая ст. 307¹ ТК).

 

Справочно:

местом заключения трудового договора с дистанционным работником, а также последующих дополнительных соглашений к нему является место нахождения нанимателя. Дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, могут заключаться путем обмена электронными документами либо при личном присутствии работника.

 

Контроль за деятельностью иногородних работников

Для контроля за трудовой деятельностью работников, рабо­тающих в другом городе, наниматель может применять мобильную связь, электронную почту и др. Для контроля работников, чей труд связан с использованием компьютеров и ноутбуков, дополнительно могут применяться информационные компьютерные сети, отслеживание деятельности с помощью технических средств (например, путем установления контроля продуктивности по работе на клавиатуре или использования мыши, количества открытых окон, посещаемости сайтов, не связанных с работой, и т.д.).

Кроме того, в трудовых договорах с работниками указанной категории следует отразить порядок их отчетности перед нанимателем. В частности, в него может быть включен пункт о том, что в конкретный период времени работник обязан быть доступным для связи и по требованию нанимателя отчитываться о текущем состоянии дел.

 

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).

Закон Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (Закон).

Положение о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденное Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 (Положение).

Инструкция о порядке, усло­виях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70 (Инструкция).

Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (Декрет № 29).

Положение о порядке и условиях заключения контрактов нанимателей с работниками, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.09.1999 № 1476 (Положение № 1476).

Документ утрачивает силу с 28.01.2020 в связи с принятием постановления Совета Министров Республики Беларусь от 20.12.2019 № 882 «Об изменении постановлений Совета Министров Республики Беларусь».