В журнале «Я – специалист по кадрам», 2011, № 15, мы писали об общем порядке оформления служебных командировок.
В данном материале мы предлагаем ознакомиться с порядком оформления служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Служебной командировкой признают поездку работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Особенности направления работников в служебную командировку в пределах Республики Беларусь установлены в Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
Направление руководителя организации в служебную командировку
Порядок направления в служебные командировки руководителей юридических лиц определяют собственник имущества, уполномоченные им органы или орган, которому предоставлено право заключения трудового договора (контракта) с данным руководителем.
Так, в одних организациях направление руководителя в командировку осуществляется путем принятия решения учредителей, в других – путем согласования приказа о направлении в командировку руководителя с одним из учредителей (если их несколько) и т.п.
Например, если руководитель организации уполномочен общим собранием участников общества подписывать приказ о своем направлении в командировку (в т.ч. за границу), то направление его в командировку на основании данного приказа будет считаться правомерным.
Направление работников организации в служебную командировку
Направление работников в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 35.
Находясь в служебной командировке, работник обязан заверить командировочное удостоверение отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если он командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Их заверяют печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник.
Регистрацию работников, выбывающих в служебную командировку, ведут в специальных журналах. Работник, ответственный за ведение журнала регистрации, назначается приказом нанимателя.
При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли он ежедневно возвращаться к месту своего жительства, в каждом конкретном случае решает наниматель с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха. Решение нанимателя отражается в приказе о командировании работника.
В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплату проезда работнику производят на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещают.
Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.
Особенности направления совместителей в служебную командировку
Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.
В случае направления работника в служебную командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству заработная плата сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по договоренности между командирующими организациями.
Документы, предъявляемые работником по возвращению из служебной командировки
Документы, которые работник обязан предъявить по возвращению из служебной командировки в пределах Республики Беларусь, перечислены в п. 10 Инструкции № 35.
Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
Работники, направленные в служебную командировку и получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
В авансовом отчете работник указывает произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумму суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.
К авансовому отчету должны прилагаться следующие документы:
– командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования.
ЭТО ВАЖНО! Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом из них. Отметки о прибытии и выбытии заверяют печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
– проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
– оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
– отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).
Направление работников организации в однодневную служебную командировку
При направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь продолжительностью, не превышающей 1 день, необходимо учесть следующие особенности.
Однодневную командировку от длительной отличает:
– дальность командировки, т.е. при направлении в такую командировку надо исходить из возможности работника посетить место командирования и вернуться из него в течение 1 дня;
– характер работ, выполняемых работником, и их продолжительность;
– необходимость обеспечения временем отдыха работника, направленного в однодневную служебную командировку.
Оплата при временной нетрудоспособности
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещают:
– расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении);
– суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней);
– суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в случае стационарного лечения в больнице.
ЭТО ВАЖНО! Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должны быть удостоверены в установленном порядке.
За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включают в срок командировки для выполнения служебного задания.
Типичные ситуации при направлении работников в служебные командировки
Ситуация 1
При направлении работников для выполнения служебного задания в структурные подразделения организации, которые расположены в разных населенных пунктах (вне места расположения основной (головной) организации), необходимо в установленном порядке оформить служебную командировку.
В данной ситуации поездка работника для выполнения служебного задания по распоряжению нанимателя из места его постоянной работы в местность, где расположено структурное подразделение организации (предприятия), может признаваться командировкой (ст. 91 ТК).
При этом необходимо помнить, что направление работников в служебную командировку должно быть оформлено приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения по установленной форме.
При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает наниматель с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха и отражает в приказе о командировании работника.
Отметки на командировочном удостоверении о дне прибытия работника в командировку в населенный пункт, в котором располагается структурное подразделение, и дне выбытия из него должны быть заверены печатью (штампом) с полным наименованием структурного подразделения.
Ситуация 2
Направление работника, проживающего вне места его постоянной работы, для выполнения задания по месту его постоянного проживания необходимо оформлять как служебную командировку.
Исходя из основного понятия служебной командировки (ст. 91 ТК) направление работника для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы оформляют как служебную командировку (приказ, командировочное удостоверение и др.).
Ситуация 3
При принятии решения о направлении работников, проживающих и осуществляющих свою деятельность вне места расположения нанимателя, необходимо исходить из того, что при командировании их за пределы постоянного места жительства, в т.ч. в место расположения головного предприятия, в приказе и командировочном удостоверении в качестве места отправления к месту служебной командировки и возвращения обратно должно обозначаться место постоянной работы таких работников.
Ситуация 4
При направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь наличие письменного задания на командировку не является обязательным.
В настоящее время законодательством не предусмотрено обязательное наличие задания по командировке при направлении работника в командировку в пределах Республики Беларусь.
Несмотря на это, работник должен по распоряжению нанимателя выполнить служебное задание (ст. 91 ТК). Поэтому для более четкого выполнения поставленной цели целесообразно установить командированному работнику задание по командировке. Оформить задание можно 2 способами: указать в приказе о командировании работника либо оформить в виде отдельного документа.
Типовая форма такого задания законодательством не предусмотрена, поэтому организация может самостоятельно разработать ее, опираясь на основные требования, указанные в п. 4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115.
Так, задание на командировку устанавливает руководитель организации. Оно должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок.
В задании на командировку указывают место командирования и цель командировки, время нахождения в командировке, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) – предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.
Установление задания командированному работнику в пределах Республики Беларусь носит рекомендательный характер.
Ситуация 5
По возвращению из служебной командировки в пределах Республики Беларусь работник представляет письменный отчет о проделанной работе по требованию нанимателя.
В связи с тем что данный вопрос законодательством не урегулирован, порядок и форму представления отчета о проделанной работе при возвращении работника из командировки определяет наниматель, как правило, в приказе или положении о командировании работников соответствующей организации.
Стиуация 6
Направление работника в служебную командировку на неполный рабочий день в местность, откуда он должен согласно заданию нанимателя возвратиться к месту своей постоянной работы, осуществляется в общем порядке.
Исходя из основного понятия служебной командировки поездка работника по распоряжению нанимателя в другую местность для выполнения служебного задания считается командировкой (ст. 91 ТК).
Срок служебной командировки (в днях) определяют в приказе.
При этом продолжительность однодневной командировки по времени (в часах), а также дальность расстояния поездки действующие нормативные правовые акты не регламентируют.
Командированному работнику за время нахождения в командировке возмещают суточные в размерах, устанавливаемых Минфином (подп. 7.3 п. 7 Инструкции № 35).
Справочно: в настоящее время согласно постановлению Минфина РБ от 24.01.2011 № 2 командированному работнику возмещаются суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, в размере 11 000 руб.
