Проверьте личные дела работников и каждый документ в них. Определите, какие документы можно и нужно оставить в личном деле, а какие необходимо вернуть работнику или уничтожить. Подробный алгоритм уничтожения документов и носителей персональных данных см. в журнале «Я – специалист по кадрам», 2022, № 1, с. 32.

Напомним, что в личном деле не должно быть:

• копий документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
• справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
• документов, срок хранения которых до 10 лет включительно.

Порядок ведения личного дела прописан в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2. 

В составе личных дел или в отдельных папках с документами по личному составу вы можете хранить документы работников, которые связаны с работой.

Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» требует, чтобы наниматели обрабатывали информацию о работнике, которая необходима для трудовых отношений. В случае проверки вам придется доказать, что сведения в личных документах работников нужны, чтобы:

• соблюдать требования законодательства;
• содействовать работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
• обеспечивать личную безопасность работников и сохранность имущества;
• контролировать количество и качество работы.

Без опасений можно хранить в отделе кадров документы, которые работник заполнил сам, даже если они содержат биографические данные.