О чем статья:

описываются 3 варианта действий для подписания документов с работником, который работает удаленно.

На момент написания данной статьи в Республике Беларусь карантин официально не введен. Однако многие организации и индивидуальные предприниматели по собственной инициативе перешли на режим удаленной работы, выбирая дистанционный труд, работу на дому или смешанный режим работы. Переход на такую форму организации труда сразу вызвал шквал вопросов организационного и правового характера. Один из таких вопросов: как подписывать кад­ровые документы с работниками на удаленке?

Несмотря на то что в Беларуси достаточно давно применяются технологии электронного документооборота, кадровое делопроиз­водство в основном ориентировано на работу с документами на бумажных носителях. Кроме того, самый важный документ работника – трудовая книжка – ведется и заполняется исключительно в бумажном виде и от руки. Исходя из норм ТК, можно сделать однозначный вывод, что документы, которые оформляют возникновение, изменение и прекращение трудовых правоотношений, а также обеспечивают реализацию прав и гарантий работников, составляются и хранятся на бумаге. На это указывают словосочетания «в письменной форме», «с письменного согласия», «ознакомить под роспись» в различных статьях ТК.

Таким образом, при оформлении трудовых отношений, а также ведении кадрового делопроизводства нормы ТК ориентированы на документы, оформленные на бумажных носителях.

В гл. 25-1 «Дистанционная работа» ТК предусмотрено, что условия обмена между нанимателем и работником, выполняющим дистанционную работу, электронными документами или сообщениями в элект­ронном виде, содержащими в т.ч. заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора, определяются трудовым договором. Письменные задания, иная информация для исполнения трудовых обязанностей, заявления и объяснения работника, а также иные документы, не требующие ознакомления работника под роспись, могут направляться путем обмена файлами с текстами документов в электронном виде. В случае необходимости ознакомления работника с документами под роспись он может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами или файлами с последующей досылкой кадровых документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (части третья ‒ пятая ст. 307-1 ТК). Таким образом, даже при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками говорить о полном отказе от документов на бумажном носителе нельзя.

Предлагаем 3 варианта действий, когда необходимо подписать документ.

Вариант 1. Обмен документами в электронном виде, которые не требуют ознакомления под роспись, или электронными документами (если у сотрудника есть электронная цифровая подпись).

К таким документам относятся:

• служебные здания;
• отчеты;
• планы работ и т.д.

Также этот вариант подойдет для взаимодействия руководителей и специалистов в крупных компаниях, где распространен и налажен электронный документооборот. В этом случае можно отправлять на подпись все необходимые документы по электронной почте.

ЭТО ВАЖНО!

Отразите, например, в главе ПВТР о дистанционной работе особенности применения электронной цифровой подписи, условия, способы обмена между нанимателем и работником, выполняющим дистанционную работу, электронными документами и документами в электронном виде, сообщениями, порядок подтверждения получения документов и т.д.

Вариант 2. Обмен документами в электронном виде с последующей досылкой этих документов на бумажном носителе.

Это касается приказов, уведомлений и других документов, которые предусматривает ТК и на которых ставится подпись работника.

При таком варианте взаимодействия сотрудник также может направлять документы по электронной почте с последующей отправкой их почтой, если, например, планирует написать заявление на увольнение, отпуск, представить объяснительную записку и др.

ЭТО ВАЖНО!

Отправляйте оригиналы документов почтой, оформляя заказное письмо с уведомлением о его вручении и описью вложения.

После того как работник получит письмо с документами, ему нужно будет подписать документ и отправить его обратно почтой в таком же порядке. Этот вариант имеет нюанс, который нужно учитывать. Если сотрудник отправит в организацию заявление об отпуске или увольнении, а письмо задержится в пути, то повышается риск нарушить сроки. Например, работник отправил 10.04.2020 заявление на отпуск с 13.04.2020. Письмо пришло в отдел кадров 12.04.2020. Кад­ровик связался с работником и сообщил, что наниматель не сможет предоставить отпуск с 13.04, поскольку будет нарушен срок выплаты среднего заработка за время трудового отпуска, установленный ст. 176 ТК.

Сроки исчисляются в календарных периодах (ст. 10 ТК). В частности, сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соот­ветствующее число последнего года, месяца или недели срока. При этом ТК не содержит определения календарного дня. Вместе с тем по общему правилу календарный день имеет продолжительность 24 ч. Началом календарного дня считается 00 ч 00 мин 00 с, а окончанием – 24 ч 00 мин 00 с.

От редакции

О том, как выдать трудовую книжку работнику и не нарушить закон, читайте в статье В.Королевой «Три способа, как не нарушить закон и выдать трудовую книжку вовремя» (см.: «Я ‒ специалист по кадрам», 2019, № 22).

Вариант 3. Вызов сотрудника в офис для ознакомления и подписания документов.

Если электронной цифровой подписи у работника нет и нет возможности отправить документы почтой, то попросите его явиться на работу для ознакомления и подписания документов. Возможно, это и не самый удобный на сегодня вариант, но он дает кадровику возможность проверить документы сотрудника, ознакомить его с локальными актами, подписать приказы, принять заявление, если сотрудник запланировал отпуск, и выдать трудовую книжку на руки в случае увольнения.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).