Образец приказа о приеме на работу двух работников см. в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.

Образец приказа о приеме на работу см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Образец приказа о переводе на другую работу см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Образец приказа о предоставлении трудового отпуска см. в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Образец приказа об увольнении в связи с истечением срока действия трудового договора на определенный срок см. в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

 

Из статьи вы узнаете:

• об особенностях оформления приказов по личному составу и наиболее распространенных ошибках, допускаемых при их составлении.

 

Нормативное регулирование

Требования к подготовке и оформлению приказов, в т.ч. и по личному составу, содержатся в таких нормативных правовых актах, как:

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4);
• Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140);
• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее – УСОРД).

 

Виды приказов по личному составу

В зависимости от сроков хранения приказы по личному составу подразделяются на две группы: приказы, срок хранения которых составляет 75 лет, и приказы со сроком хранения 3 года.

Справочно:

приказом является правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п. 93 Инструкции № 4).

 

Приказами со сроком хранения 75 лет являются приказы (подп. 21.3 п. 21 Перечня № 140):

• о приеме на работу (назначении на должность);
• переводе на другую постоянную работу;
• перемещении;
• увольнении (освобождении от занимаемой должности);
• награждении, поощрении, премировании;
• продлении трудовых договоров (контрактов);
• заключении новых трудовых договоров (контрактов);
• изменении условий трудовых договоров (контрактов);
• переводе на контрактную форму найма;
• установлении надбавок, доплат;
• временном переводе;
• отстранении от работы;
• допуске к работе;
• установлении (отмене) неполного рабочего времени;
• присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;
• повышении тарифных ставок (тарифных окладов), должностных окладов;
• длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
• предоставлении социальных отпусков;
• изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников.

К приказам со сроком хранения 3 года относятся приказы (подп. 21.4 п. 21 Перечня № 140):

• о предоставлении трудовых отпусков;
• отзыве из трудового отпуска;
• наложении дисциплинарных взысканий;
• досрочном снятии дисциплинарных взысканий;
• назначении дежурных;
• служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
• оказании материальной помощи;
• направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

По общему правилу приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. Вместе с тем на практике данное правило нередко нарушается и приказы, не совпадающие по сроку хранения, включаются в одно дело. Чаще всего это касается приказов о предоставлении трудовых и социальных отпусков, имеющих срок хранения 3 года и 75 лет соответственно.

Порядок создания (подготовки) приказа по личному составу

При подготовке и оформлении приказа необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное его исполнение и поиск (п. 16 Инструкции № 4).

Создание (подготовка) приказа включает в себя следующие этапы:

• составление и оформление проекта приказа;
• подписание;
• при необходимости – согласование (визирование), утверждение.

Рассмотрим данные этапы подробнее.

 

Составление и оформление проекта приказа

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Ряд документов (в т.ч. внутренние, к числу которых относится приказ по личному составу) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов (п. 19 Инструкции № 4).

Справочно:

достаточно распространенным нарушением, допускаемым на практике, является то, что приказы по личному составу зачастую оформляются без соблюдения установленных правил относительно размеров полей документа.

 

Каждый лист приказа должен иметь поля: левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм, верхнее и нижнее – не менее 20 мм. Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде (электронного документа) на устройство отображения и на бумажный носитель (п. 20 Инструкции № 4).

 

Обязательные реквизиты приказа

Для придания приказу юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов (п. 18 Инструкции № 4):

• наименования организации и (или) структурного подразделения – автора;
• даты;
• регистрационного индекса;
• подписи.

Датой приказа является дата его подписания (п. 46 Инструкции № 4).

Дата подписания приказа, даты в тексте, даты визирования и ознакомления оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами (например, 20.07.2021).

 

Справочно:

при подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

 

Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

 

Это важно! При оформлении кадрового приказа к его порядковому номеру в зависимости от срока хранения через дефис надлежит дополнительно добавлять литеру «к» (для документов 75-летнего срока хранения) либо литеру «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4).

 

Наиболее распространенными ошибками, допускаемыми при оформлении обязательных реквизитов приказов по личному составу, являются:

• отсутствие в тексте приказа наименования организации и (или) структурного подразделения – автора, а также подписи должностного лица;
• указание дат приема, перевода и увольнения с добавлением предлога «с» (например, с 21.07.2021);
• издание приказа без добавления к его порядковому номеру литеры «к» или «л», указывающей на срок хранения.

 

Заголовок приказа

При составлении приказа следует сформулировать его заголовок, он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа (п. 54 Инструкции № 4).

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

Если приказ по личному составу издается в отношении одного работника, в заголовке следует отразить его фамилию и инициалы (например, «Об увольнении Михайловой Ю.В.», «О переводе на другую работу Костусева В.Д.», «О предоставлении трудового отпуска Головченко Д.Ф.», «О предоставлении отпуска по беременности и родам Носевич И.Р.» и т.п.).

Если приказ по личному составу издается в отношении группы работников по одному основанию, его заголовок допустимо сформулировать следующим образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О командировании», «О предоставлении отпуска». В ситуации, если в приказе по личному составу отражается несколько кадровых действий (например, прием и перевод), его заголовок должен носить название «По личному составу».

 

Текст приказа

Как правило, текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей (п. 99 Инструкции № 4). В констатирующей части излагают цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Как правило, она начинается словами «В соответствии с», «В целях», «В связи с» и т.п. Если распорядительная часть не нуждается в обосновании, констатирующая часть приказа может отсутствовать.

В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

 

Распорядительная часть

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля без кавычек и пробелов. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов.

Перечень должностных лиц или структурных подразделений, которые должны быть ознакомлены с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации в его текст в обязательном порядке включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников».

 

Справочно:

отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

 

К числу распространенных ошибок, допускаемых при оформлении текста приказа по личному составу и его заголовка, можно отнести:

• отсутствие в заголовке приказа, касающегося одного работника, его фамилии и инициалов;
• оформление первых слов распорядительной части приказа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ») не прописными, а строчными буквами;
• использование при написании указанных слов кавычек и пробелов.

 

Расстановка пунктов приказа

После распорядительного слова с новой строки с соблюдением абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа.

Каждый приказ должен иметь основание. В зависимости от кадровых действий, отражаемых в приказе, его основанием могут являться заявления работников, трудовые договоры (контракты), уведомления, докладные и объяснительные записки и т.д.

При перечислении указанные документы нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Слово «Основание» печатается от границы левого поля и оставляется открытым, а относящаяся к нему информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере) (п. 88 Инструкции № 4).

 

Это важно! Распространенными ошибками, допускаемыми при оформлении пунктов приказа, являются:

• указание фамилии работника, на которого распространяется указанный приказ, не прописными, а строчными буквами;
• отсутствие в тексте приказа указания на документы, послужившие основанием его издания.