Работник не может вернуться из командировки в срок. Как быть нанимателю?

Владимир Самосейко, юрист

Главное в статье:

автор рассказывает, как правильно оформить изменение продолжительности командировки в случае, если работник не может вернуться в Республику Беларусь в положенный срок.

Алгоритм действий нанимателя

Шаг 1. Фиксируем причину изменения срока служебной командировки.

Инициатором продления срока служебной командировки могут быть: наниматель, непосредственный руководитель командированного работника, работник. Наниматель принимает решение о продлении срока командировки, если согласно п. 1 постановления № 194 существует невозможность возвращения в Республику Беларусь работника из служебной командировки, в т.ч. направленного за границу на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации), из страны, в которой регистрируются случаи инфекции, вызванной коронавирусом COVID-19.

Таким образом, если работник направлен в служебную командировку за границу в государство, которое включено в указанный в постановлении 194 перечень, и у него возникли объективные сложности с возвращением в Республику Беларусь (в связи с отменой транспортного сообщения или его затруднением), то такое обстоятельство может быть зафиксировано в докладной (служебной) записке непосредственного руководителя командируемого работника, а также в заявлении самого работника (если есть такая возможность), которые одновременно могут быть основанием к продлению срока служебной командировки.

Справочно:

на сайте Минздрава Республики Беларусь размещен перечень стран, в которых регистрируются случаи инфекции COVID-19.

Пример текста докладной записки:

«Инженер эксплуатационного отдела Иванова Елена Алексеевна была направлена в служебную командировку в г. Дели (Республика Индия) продолжительностью 8 календарных дней с 30.07.2021 по 06.08.2021 (приказ от 28.07.2021 № 45-л). Однако в связи с неблагоприятной эпидемиологической ситуацией в Республике Индия был отменен рейс Дели – Минск, поэтому Иванова Е.А. не имеет возможности вернуться в Республику Беларусь.

На основании пункта 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 03.04.2020 № 194 «О служебных командировках за границу» и с учетом того, что Республика Индия включена в перечень стран, в которых регистрируются случаи инфекции, вызванной коронавирусом COVID-19, предлагаю продлить срок служебной командировки Ивановой Е.А. до возвращения ее в Республику Беларусь».

Шаг 2. Составляем приказ об изменении срока служебной командировки.

Срок нахождения работника в командировке определяется в приказе (распоряжении) нанимателя, и при его изменении следует оформить новый приказ.

У нанимателя могут возникнуть 3 вопроса:

Нужно ли по прибытии работника определять точную календарную дату окончания срока командировки?
Если в результате продления срока командировки ее продолжительность превысит месяц, надо ли изменять нумерацию такого приказа (и соответственно срок хранения приказа)?
Нужно ли запрашивать согласие работника на командировку в случае, если ее срок получится больше одного месяца?

1. ТК и Положение о служебных командировках напрямую не требуют, чтобы срок служебной командировки определялся исключительно в календарных датах. Главное, чтобы он был указан в приказе. По мнению автора, имеет смысл при возвращении работника отдельно зафиксировать приказом (распоряжением) нанимателя календарную дату окончания служебной командировки за границу, чтобы не возникало вопросов с подтверждением даты возвращения (через проездные и иные документы).

2. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, в таком случае не предусматривает изменение регистрационного индекса.

3. Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника (часть четвертая ст. 93 ТК). Данную норму можно читать по-разному: при первоначальном направлении на срок свыше 30 календарных дней или в т.ч. при продлении командировки с превышением 30 календарных дней. Однако в данном случае согласие работника не является важным, поскольку срок продления командировки не зависит от воли нанимателя и в силу постановления № 194 автоматически продлевается до дня прибытия работника в Республику Беларусь включительно.

Заметим, что действующее законодательство не требует дополнительного оформления при возвращении работника через третью страну в случае транзитного перелета.

Полагаем, что если такое условие возможно оговорить заранее, т.е. до покупки билетов через транзитную страну, то желательно это указать в приказе о продлении служебной командировки.

Шаг 3. Отмечаем продление командировки в табеле учета использования рабочего времени.

Рабочие дни проставляются в табеле по графику работы с основного места работы. Хотя работник в командировке не обязан придерживаться графика, установленного на основном месте работы, записи в табеле ориентированы именно на этот график.

Справочно:

наниматель обязан организовать учет рабочего времени и при этом отдельно учитывать в составе отработанного времени время служебных командировок (ст. 133 ТК).

При изменении срока служебной командировки, в т.ч. при его продлении, в табеле соответственно учитываются такие изменения. На практике принято фиксировать время нахождения в командировке по окончании командировки (по возвращении работника к месту постоянной работы).

Например, в дни, отработанные по основному месту работы в соответствии с графиком, проставляют буквенный код «Я» и фактическое количество рабочих часов, например 8; в дни командировки проставляют буквенный код «К» без указания количества часов (основанием являются приказ о командировке и отметки в командировочном удостоверении).

За весь срок продления служебной командировки согласно постановлению № 194 сохраняется заработная плата в размере не ниже 2/3 установленных работнику тарифной ставки (тарифного оклада), должностного оклада, оклада, если иное не определено коллективным договором, соглашением или иным локальным правовым актом организации. Можно дополнить условное обозначение командировки в табеле. Так, дни продления командировки (рабочие дни недели по графику постоянного места работы (часть первая ст. 95 ТК)), за которые сохраняется заработная плата в размере не ниже 2/3 установленных работнику тарифной ставки (тарифного оклада), должностного оклада, оклада, можно обозначить в табеле как «КП» (командировка продление (в связи с инфекцией, вызванной коронавирусом COVID-19)).

Заметим, что, если в случае выполнения по решению нанимателя командированным работником дополнительного задания в период продления служебной командировки до дня прибытия в Республику Беларусь включительно, порядок и размеры возмещения расходов, гарантии и компенсации определяются в соответствии с законодательством (подп. 1.3 п. 1 постановления № 194), т.е. работнику сохраняется средний заработок по общим правилам согласно части первой ст. 95 ТК. В этом случае нет оснований для использования в табеле особого условного обозначения.

Пример заполнения табеля при служебных командировках (фрагмент)