Главное в статье:

• разъясняется, сколько надо хранить акт о нахождении работника в состоянии алкогольного опьянения и какими документами руководствоваться при установлении срока хранения.

Наниматель вправе расторгнуть трудовой договор по п. 7 ст. 42 ТК с работником, находившимся в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также распивавшим спиртные напитки, употреблявшим наркотические или токсические средства в рабочее время или по месту работы.

Алкогольное, наркотическое или токсическое опьянение могут быть подтверждены медицинским заключением и другими видами доказательств, в т.ч. актом, свидетельскими показаниями, которые должны быть оценены судом (части первая, четвертая п. 37 постановления Пленума ВС № 2).

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых документов.

ЭТО ВАЖНО! Напрямую срок хранения акта о нахождении работника в состоянии алкогольного опьянения Перечнем типовых документов не установлен.

Варианты установления срока хранения акта

Срок хранения акта будет зависеть от того, ведется ли на работника личное дело, а также от примененной меры дисцип­линарного взыскания.

Инструкцией № 2 установлен перечень лиц, на которых ведутся личные дела в организации. К ним, в частности, относятся (часть вторая п. 2 Инструкции № 2):

• руководители;
• специалисты;
• государственные служащие;
• научные работники.

Чтобы определить, относится ли должность работника к категории руководителей или специалистов, а следовательно, нужно ли заводить личное дело на данного работника, обратимся к выпуску Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), содержащему данную должность.

Справочно:

личные дела могут вестись и на других работников в случаях, определенных законодательством Респуб­лики Беларусь (часть вторая п. 2 Инструкции № 2).

Например, бухгалтер, экономист, специалист по кадрам относятся к категории специалистов (выпуск 1 ЕКСД), поэтому на них должны вестись личные дела. А кассир относится к категории других служащих, которые выполняют исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы), под контролем руководителя, специалиста (п. 8 Общих положений ЕКСД). Соответственно на него личное дело заводить не нужно.

В процессе ведения личного дела в него включаются заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника (п. 8 Инструкции № 2).

В свою очередь, в личное дело не включаются копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания) (п. 9 Инструкции № 2).

На основании вышесказанного возможны следующие варианты установления срока хранения для актов о нахождении работника в состоянии алкогольного опьянения:

Вариант 1. Акт составлен на работника, на которого личное дело в организации НЕ ВЕДЕТСЯ (независимо от примененной меры дисциплинарного взыскания).

Срок хранения акта будет составлять:

• 3 года (п. 644 Перечня типовых документов)

ИЛИ

• 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (по аналогии с приказами о наложении дисциплинарных взысканий в соответствии с подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов).

Вариант 2. Акт составлен на работника, на которого личное дело в организации ВЕДЕТСЯ (при условии объявления дисциплинарного взыскания работнику не в форме увольнения).

Срок хранения акта будет составлять:

• 3 года (п. 644 Перечня типовых документов)

ИЛИ

• 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет (по аналогии с приказами о наложении дисциплинарных взысканий в соответствии с подп. 21.4 п. 21 Перечня типовых документов).

Вариант 3. Акт составлен на работника, на которого личное дело в организации ВЕДЕТСЯ (при условии увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания на основании п. 7 ст. 42 ТК).

Срок хранения акта будет составлять 75 лет (подп. 638.3 п. 638 Перечня типовых документов).

В данном случае срок хранения акта равен сроку хранения личного дела, так как на основании п. 8 Инструкции № 2 в личное дело включаются иные документы, послужившие основанием для увольнения работника. Как правило, указанный акт будет являться одним из документов-оснований для издания приказа об увольнении по п. 7 ст. 42 ТК.

Также отметим, что сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются экспертной комиссией (ЭК) организации по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или центральной экспертной комиссией (ЦЭК) вышестоящих организаций (для иных организаций – при их наличии) (часть вторая подп. 165.4 п. 165 Инструкции № 4).

Решения об установлении сроков хранения документов закрепляются протоколом заседания ЭК, который утверждается руководителем организации (п. 177 Инструкции № 4).

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Постановление Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законо­дательства о труде» (постановление Пленума ВС № 2).

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образу­ющихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень типовых документов).

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).

Выпуск 1 ЕКСД «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденный постановлением Минтруда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 (выпуск 1 ЕКСД).

Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (Общие положения ЕКСД).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция № 4).