Главное в статье:
- описывается порядок составления номенклатуры дел организации и структурных подразделений.
Номенклатура дел организации (далее – номенклатура дел) составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел. Вопросы использования типовой и примерной номенклатуры при составлении номенклатуры дел организации регламентированы в п. 151-1 Инструкции по делопроизводству.
Номенклатура дел составляется (п. 152 Инструкции по делопроизводству):
– на дела всей организации – сводная номенклатура дел;
– дела каждого структурного подразделения – номенклатура дел структурного подразделения.
Справочно:
типовая и примерная номенклатуры дел – это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.
Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер. Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер (части первая – третья п. 150 Инструкции по делопроизводству).
Справочно:
сводная номенклатура дел подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации (п. 154 Инструкции по делопроизводству).
Составители номенклатуры дел
Номенклатура дел структурного подразделения составляется по форме согласно приложению 11 к Инструкции по делопроизводству, как правило, лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (ДОУ) в данном подразделении, или другим лицом, определенным руководителем организации или структурного подразделения.
Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10 к Инструкции по делопроизводству (часть первая п. 153 Инструкции по делопроизводству).
Справочно:
при наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом (п. 159 Инструкции по делопроизводству).
При отсутствии в организации службы ДОУ сводную номенклатуру дел составляет специально назначенный приказом руководителя организации работник (группа работников).
Сроки составления номенклатуры дел
Сводная номенклатура дел составляется каждый год и должна быть подписана, согласована, утверждена до 1 января года, на который составлена (часть вторая п. 153 Инструкции по делопроизводству).
Это важно! Номенклатура дел на 2023 г. должна быть подписана, согласована и утверждена до 31 декабря 2022 г. включительно.
Сроки начала работ по составлению номенклатур дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел не установлены законодательством и зависят от сложности структуры и функций организации.
Подписание, согласование и утверждение номенклатуры дел
Номенклатура дел структурного подразделения (часть вторая п. 158 Инструкции по делопроизводству):
– визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив);
– согласовывается экспертной комиссией (далее – ЭК) этого подразделения (при ее наличии);
– подписывается руководителем подразделения.
Сводная номенклатура дел (часть вторая п. 153 Инструкции по делопроизводству):
– подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ);
– визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив);
– согласовывается ЭК или центральной ЭК (далее – ЦЭК) организации;
– утверждается руководителем организации.
Сводная номенклатура дел (третий составляемый экземпляр) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, дополнительно согласовывается с соответствующими государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
Сводная номенклатура дел организации (третий составляемый экземпляр), имеющей вышестоящую организацию и не являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с ЦЭК вышестоящей организации 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования (п. 155 Инструкции по делопроизводству).
Сводная номенклатура дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.
Первый экземпляр сводной номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования (п. 156 Инструкции по делопроизводству).
Включение и невключение дел в номенклатуру дел
В номенклатуру дел включаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, в т.ч. учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.
В номенклатуру дел также включаются дела, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций (п. 161 Инструкции по делопроизводству).
В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники НПА, вспомогательные документы (печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и др.).
Разделы сводной номенклатуры дел
Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.
Сводная номенклатура дел может составляться:
– по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации);
– структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации);
– функциональному принципу (в бесструктурных организациях, а также в организациях с часто меняющейся структурой).
Соответственно названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации, примеры которых представлены в п. 163 Инструкции по делопроизводству.
Это важно! Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.
Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов (часть девятая п. 163 Инструкции по делопроизводству).
Оформление номенклатуры дел
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации (с угловым расположением реквизитов) или на листе чистой бумаги формата А4 (п. 164 Инструкции по делопроизводству).
Справочно:
если в организации используется общий бланк с продольным расположением реквизитов, то первый лист номенклатуры следует оформлять на чистом листе бумаги формата А4.
Номенклатура дел включает 5 граф.
В гр. 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из номера раздела номенклатуры дел и порядкового номера в пределах данного раздела.
Индексы дел в определенных случаях могут иметь дополнительные обозначения, отражающие специфику формирования определенных категорий дел и дающие дополнительную информацию о составе дел, в соответствии с нормативными правовыми актами (НПА) или установленным в организации порядком индексации документов и дел.
Например, дела с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, дополняются индексами:
– «ДСП» – для дел с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (имеющими ограничительный гриф «Для служебного пользования»);
– «КТ» – для дел с документами, содержащими информацию, составляющую коммерческую тайну (имеющими гриф «Коммерческая тайна»).
Личные дела, трудовые книжки целесообразно включають в номенклатуру дел под одним индексом, поскольку их учет ведется согласно иным документам (журнале (книге) учета личных дел, книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним).
В гр. 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.
Перечень конкретных примеров в отношении правильного указания заголовка дел содержится в подп. 165.2 п. 165 Инструкции по делопроизводству. Здесь же определена систематизация заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел.
При расположении заголовков дел в группах в соответствии со сроками хранения первыми следует располагать заголовки дел постоянного хранения, после – временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.
В гр. 3 номенклатуры указывается количество томов (частей) дел, заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (по каждому делу). Она заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания делопроизводственного (календарного) года (подп. 165.3 п. 165 Инструкции по делопроизводству).
В гр. 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно НПА, локальным правовым актам (ЛПА), устанавливающим сроки хранения документов.
Среди основных необходимо отметить:
– перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов). Перечень типовых документов обязателен к применению и должен использоваться независимо от вида носителя документа;
– перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения – ведомственные перечни.
Это важно! При применении ведомственных перечней следует помнить, что они могут быть использованы только теми организациями, на которые непосредственно распространяется их действие. Например, если организация не подчиняется Минобразованию Республики Беларусь, то и перечень документов, образующихся в деятельности Минобразования, неприменим к такой организации;
– перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения – локальные перечни;
– перечни документов с указанием сроков хранения, установленные приказами директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь (далее – перечни Департамента по архивам и делопроизводству).
Справочно:
необходимо учитывать время разработки и утверждения ведомственных перечней и следить за изменениями, вносимыми в Перечень типовых документов. В случае расхождения руководствоваться нужно нормами Перечня типовых документов.
Поскольку перечни Департамента по архивам и делопроизводству установлены приказом директора, они являются ЛПА Департамента по архивам и делопроизводству и фактически не могут прямо использоваться для определения сроков хранения документов в других организациях. Однако такая необходимость может возникнуть. В этом случае ЦЭК (ЭК) организации может принять решение об установлении срока хранения документа по аналогии с данными перечнями. Закрепить указанное решение следует в протоколе заседания ЦЭК (ЭК), который утверждается руководителем организации. Это сделает названный протокол ЛПА организации, на который в процессе работы можно будет ссылаться.
Для документов, которые не отражены в вышеперечисленных перечнях, НПА, сроки хранения определяются ЦЭК или ЭК организации и также оформляются протоколом заседания ЦЭК (ЭК).
В гр. 5 «Примечание» указываются особенности дел, передачи данных дел на хранение, дополнительные условия исчисления сроков хранения.
Справочно:
в конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия НПА, ЛПА, использованных при определении сроков хранения дел (п. 166 Инструкции по делопроизводству).
Выписки из номенклатуры дел
После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п. 157 Инструкции по делопроизводству).
В течение и по окончании делопроизводственного (календарного) года все дополнительные сведения и уточнения вносятся в выписки из номенклатуры дел организации, а затем переносятся в сводную номенклатуру.
Итоговая запись к номенклатуре дел
По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12 к Инструкции по делопроизводству (часть первая п. 167 Инструкции по делопроизводству). Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации).
Справочно:
выписка заверяется путем оформления реквизита «Отметка о заверении копии» согласно п. 64 Инструкции по делопроизводству.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, передаются в архив организации. Отметка «Итоговые сведения переданы в архив организации» подписывается и датируется лицом, передавшим сведения (часть первая п. 167 Инструкции по делопроизводству).
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
