Образец записи в трудовой книжке о заключении контракта см. в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
Образец дополнения сведений об образовании работника в трудовой книжке см. в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Образец заполнения ПУ-2 (в отношении основного работника) см. в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Шаг 1. Примите от работника свидетельство о направлении на работу.
По общему правилу, установленному п. 32 Положения о распределении, наниматели независимо от формы собственности при приеме на работу выпускников государственных учреждений образования в течение 2 лет после получения высшего или среднего специального образования и 1 года – после получения профессионально-технического образования должны требовать предъявления свидетельства о направлении на работу или справки о самостоятельном трудоустройстве.
Если выпускник уже работает у нанимателя, к которому он распределен (направлен на работу), то в данной ситуации классической процедуры приема на работу не будет. Но это совсем не означает, что наниматель не должен, а работник-выпускник не обязан предъявить свидетельство о направлении на работу.
Выпускник получает свидетельство одновременно с документом об образовании. Для нанимателя важна дата выдачи, которая указывается в самом свидетельстве о направлении на работу: работник-выпускник приобретает статус молодого специалиста с даты выдачи данного документа.
Шаг 2. При необходимости заключите контракт либо дополнительное соглашение.
Особенность трудового договора с молодым специалистом состоит, в частности, в том, что он заключается без условия о предварительном испытании (часть пятая ст. 28 ТК). Если на момент выдачи выпускнику свидетельства о направлении на работу такое испытание было прописано в трудовом договоре и срок его не истек, то испытание надо отменить и внести соответствующее изменение в договор. Также молодым специалистам в отдельных случаях законодательством предусмотрены стимулирующие выплаты, которые следует отразить в трудовом договоре.
Как вариант, наниматели вместо заключения дополнительного соглашения по взаимному согласию с учетом ст. 261-1 ТК могут заключить контракт на срок обязательной отработки.
Шаг 3. Оформите заключение контракта либо дополнительного соглашения приказом (распоряжением) руководителя организации.
Заключение контракта (дополнительного соглашения) оформляется приказом (распоряжением) (п. 15 части первой ст. 55 ТК).
Шаг 4. Включите (при необходимости) контракт в личное дело работника (если оно ведется в соответствии с законодательством о делопроизводстве).
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками (п. 8 Инструкции № 2).
Шаг 5. Дополните сведения о специальности, образовании в трудовой книжке, а также сведения о заключении контракта (если он был заключен).
В трудовую книжку работника наниматель по месту работы вносит, в частности, записи о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования (п. 10 Инструкции о трудовых книжках). Эти записи делают до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу (при первоначальном и (или) последующих трудоустройствах) отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование документа об образовании с указанием начала и окончания получения образования.
В связи с этим наниматель дополняет раздел «Сведения о работнике» сведениями о получении работником образования согласно п. 51 Инструкции о трудовых книжках в следующем порядке:
- получение от работника документа об образовании;
- внесение дополнения на первой странице (титульном листе) трудовой книжки путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей;
- указание ссылки на соответствующий документ на внутренней стороне обложки трудовой книжки;
- заверение ссылки на документ, на основании которого произведено изменение и (или) дополнение, подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).
В Инструкции о трудовых книжках не уточняется, в течение какого времени необходимо внести соответствующие дополнения.
Обращаем внимание, что при дополнении сведений об образовании необходимо соблюсти также следующие требования (актуально в отношении молодых специалистов) (см. табл. 1).
Таблица 1
Сведения о заключении контракта вносятся в трудовую книжку (пп. 9, 26 Инструкции о трудовых книжках).
Основанием для внесения в трудовую книжку записи о заключении контракта служит приказ (распоряжение) нанимателя. Запись, точно соответствующая формулировке приказа (распоряжения), вносится в течение 7 календарных дней после его издания (п. 26 Инструкции о трудовых книжках).
В трудовой книжке указываются:
- в гр. 1 – порядковый номер вносимой записи;
- в гр. 2 – дата заключения контракта;
- в гр. 3 – запись о заключении контракта;
- в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя о заключении контракта.
Шаг 6. Уведомите учреждение образования о прибытии на работу молодого специалиста.
Наниматели обязаны письменно сообщать в учреждения образования о приеме на работу молодых специалистов в месячный срок со дня приема их на работу (п. 34 Положения о распределении). Для этого наниматель заполняет подтверждение прибытия к свидетельству о направлении на работу (приложение 1 к Положению о распределении) и направляет его в адрес учреждения образования.
Заметим, что месячный срок прибытия отсчитывается с даты заключения трудового договора (это указано в примечании в форме подтверждения прибытия к свидетельству о направлении на работу). В случае заключения контракта с молодым специалистом согласно ст. 261-1 ТК такой срок может исчисляться с даты заключения такого контракта. В остальных случаях полагаем, что месячный срок может определяться с даты выдачи свидетельства о направлении на работу.
Шаг 7. Выплатите денежную помощь.
В соответствии с подп. 3.4 п. 3 ст. 48, п. 6 ст. 84 КоО, п. 25 Положения о распределении денежная помощь выплачивается в следующих порядке и размерах (см. табл. 2):
Таблица 2
_________________
* Если молодые специалисты и выпускники не получали стипендии в последнем перед выпуском семестре (полугодии), им выплачивается соответствующая денежная помощь из расчета социальной стипендии, установленной на дату выпуска.
Приказ о выплате денежной помощи является приказом по личному составу со сроком хранения 3 года после проведения налоговой проверки, поскольку денежная помощь, оказываемая согласно п. 25 Положения о распределении, не является объектом для начисления обязательных страховых взносов в ФСЗН и страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (подп. 21.4 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).
К регистрационному индексу приказа добавляем литеру «л».
Шаг 8. Отразите изменение вида трудового договора в ПУ-2 (актуально в случае заключения контракта).
Форма ПУ-2 (тип формы – исходная) представляется работодателем один раз в квартал не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а также при возникновении необходимости корректировки представленной ранее информации (п. 15 Правил ПУ).
Порядок заполнения ПУ-2 определен в Инструкции № 7.
Форма ПУ-2 заполняется по застрахованным лицам, у которых в отчетном периоде изменились данные, указанные в разд. 2 и (или) в разд. 3 формы (п. 10 Инструкции № 7).
В разд. 2 предусмотрено указание таких данных, как вид трудового договора (в графе «код вида трудового договора»).
Инструкция № 7 не конкретизирует, какие именно сведения (данные) имеются в виду: только данные о приеме (переводе), увольнении и присвоении квалификационной категории либо в целом все данные, которые предусмотрены в соответствующих графах формы ПУ-2 (т.е. номера приказов, коды вида трудового договора и т.п.).
Полагаем, что речь идет обо всех данных. В такой ситуации изменение вида трудового договора является согласно указанной норме основанием для отражения изменения вида трудового договора в форме ПУ-2.
Напомним, что коды видов трудовых договоров содержатся в приложении 8 к Инструкции № 7:
01 – контракт;
02 – трудовой договор на неопределенный срок;
03 – срочный трудовой договор;
04 – без заключения трудового договора.
Заметим, что поскольку при работе по внутреннему совместительству не заполняется разд. 1, а только разд. 3, то в ПУ-2 не отражается вид трудового договора, на условиях которого принимается работник по внутреннему совместительству.
Документы:
Положение о порядке распределения, перераспределения, направления на работу, последующего направления на работу выпускников, получивших послевузовское, высшее, среднее специальное или профессионально-техническое образование, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.06.2011 № 821 (Положение о распределении).
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (Инструкция о трудовых книжках).
Кодекс Республики Беларусь об образовании (КоО).
Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837 (Правила ПУ).
Инструкция о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденная постановлением правления ФСЗН Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 19.06.2014 № 7 (Инструкция № 7).
