О чем статья:
разъясняется, в какие документы допустимо вносить исправления и как это делать.
В своей работе специалисты, связанные с документационным обеспечением управления (далее – ДОУ) организации (секретари, специалисты отдела ДОУ, бухгалтеры, специалисты отдела кадров и др.), могут столкнуться с необходимостью исправить ошибки и внести изменения в документы. Сложность в данном случае заключается в том, что порой необходимо внести изменения в уже подписанный, а также утвержденный и согласованный документ.
Справочно:
официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (подп. 3.1.23 п. 3 СТБ 2059-2013).
В существующих нормативных правовых актах в сфере архивного дела и делопроизводства не имеется единых правил внесения изменений и исправления ошибок в официальный документ.
В то же время в законодательстве урегулировано внесение изменений и исправлений в отдельные виды документов.
Исправления в первичных учетных документах
Внесение изменений и исправлений в первичные учетные документы (далее ‒ ПУД) (товарно-транспортные накладные, товарные накладные и т.д.) регулируется постановлением № 58. Так, в составленный на бумажном носителе ПУД исправление вносится во все его экземпляры путем зачеркивания тонкой чертой неправильной записи и надписи над зачеркнутым правильной записи таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, с указанием слова «Исправлено», даты исправления, должности (должностей), фамилии (фамилий), инициалов и подписи (подписей) лица (лиц), внесшего (внесших) исправление (подп. 1.1 п. 1 постановления № 58). Данное правило не распространяется на ПУД, формы которых утверждаются Нацбанком Республики Беларусь, а также которыми оформляются прием и выдача наличных денежных средств.
Исправления в трудовых книжках
Внесение дополнений и исправлений в трудовые книжки регулируется нормами Инструкции № 40. При исправлении записей в разделе «Сведения о работе» в гр. 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дата внесения записи, в гр. 3 – «запись номер такой-то недействительна» и далее правильный вариант записи, в гр. 4 – дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого вносится данная запись (п. 56 Инструкции № 40).
ЭТО ВАЖНО!
В трудовой книжке не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей, а также исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно» (п. 52 Инструкции № 40).
Как правило, по аналогии с нормами Инструкции № 40 вносятся исправления и в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, поскольку внесение изменений в нее не регулируется нормативными правовыми актами.
Исправления в приказах и протоколах
Перед специалистами отдела ДОУ зачастую встает вопрос: допустимо ли вносить исправления в организационно-распорядительные документы (приказы, протоколы и т.п.), а также документы, относящиеся к иным системам документации, вопросы исправления которых не урегулированы нормативными правовыми актами?
Основным документом, устанавливающим общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-
правовой формы, является Инструкция по делопроизводству. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организационно-распорядительную документацию, а также на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в т.ч. осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий (п. 3 Инструкции по делопроизводству).
Однако Инструкция по делопроизводству не содержит конкретных алгоритмов внесения исправления в официальные документы. Оформление официального документа с целью недопущения в нем ошибок предусматривает подготовку проекта документа, его согласование (внутреннее (т.е. визирование) и внешнее) и утверждение соответствующими лицами, комиссиями и т.п., что при должном исполнении ими своих обязанностей позволяет избежать неточностей в документах.
ЭТО ВАЖНО!
Внесение каких-либо исправлений не допускается даже в проект документа на этапе его визирования. Все замечания должны быть отражены либо в документе ниже даты визирования, либо на отдельном листе (п. 61 Инструкции по делопроизводству).
Что же все-таки делать, если, например, в уже оформленных и удостоверенных в установленном порядке документах допущены ошибки (указаны неверные денежные суммы, сроки исполнения и т.п.)?
Внесение исправлений в официальный документ недопустимо, поскольку это может быть расценено как подделка официального документа, что влечет ответственность согласно нормам ст. 380 УК.
Правильными действиями в случае обнаружения ошибок и неточностей в официальном документе будут:
- подготовка нового документа и признание недействительным и утратившим силу предыдущего документа (например, в том же новом издаваемом распорядительном документе);
- подготовка документа, который внесет соответствующие изменения в документ, содержащий те или иные неточности или ошибки.
Документы:
Постановление Минфина Республики Беларусь от 10.08.2018 № 58 «О некоторых вопросах документального оформления хозяйственных операций, внесении дополнений и изменений в отдельные постановления Министерства финансов Республики Беларусь» (постановление № 58).
СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18 ( СТБ 2059-2013).
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Уголовный кодекс Республики Беларусь (УК).
