Все ответы на тест на с. 2: 1) А. 2) Б. 3) Б. 4) Б. 5) А.
Главное в статье:
- описаны правила использования печатей в организации, а именно необходимость проставления печати в командировочных удостоверениях и кадровых документах, представляемых по запросу.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов (часть первая п. 18 Инструкции по делопроизводству):
– наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;
– дата документа;
– регистрационный индекс;
– подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (часть вторая п. 18 Инструкции по делопроизводству).
Печати могут быть трех видов:
1) печать организации. Подразделяются на гербовые и простые;
2) печать структурного подразделения организации;
3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.).
При проставлении печати ее оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ (часть четвертая п. 62 Инструкции по делопроизводству).
Например:
Это важно! В электронных документах в качестве аналога оттиска печати применяется (может применяться) электронная цифровая подпись (п. 38 Инструкции № 19). В удостоверительной надписи на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе предусмотрено проставление печати, при ее наличии, в случаях, установленных законодательством (т.е. в нынешних условиях, если в организации имеется и используется печать).
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (часть третья п. 18 Инструкции по делопроизводству). Согласно Декрету № 7 субъекты хозяйствования вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь.
В связи с этим вопросы использования печати разрешаются организацией самостоятельно. Порядок использования печати (случаи ее использования и неиспользования), а также перечень документов, на которых следует проставлять печать, целесообразно определить в локальных правовых актах организации:
– приказе о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в организации;
– положении (инструкции) о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в организации;
– локальной инструкции по делопроизводству и т.д.
Справочно:
полный отказ от печати в организации видится нецелесообразным в некоторых случаях. Например, Инструкцией по делопроизводству допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи, размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника (часть одиннадцатая п. 64 Инструкции по делопроизводству).
Проставление печати на командировочных удостоверениях
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя.
Что же касается командировочного удостоверения, то необходимость его выдачи работникам определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами (часть вторая ст. 93 ТК).
Это важно! Форма командировочного удостоверения устанавливается нанимателем.
Необходимость и случаи выдачи командировочных удостоверений, равно как и форму такого удостоверения, можно установить
в отдельном локальном правовом акте, регулирующем вопросы осуществления служебных командировок в организации (например, в положении о служебных командировках).
Соответственно наличие печати на командировочных удостоверениях необязательно и наниматель самостоятельно определяет состав реквизитов и заполняемой информации в командировочном удостоверении (и в случае надобности может определить необходимость наличия печати на командировочном удостоверении).
Проставление печати на исходящих кадровых документах, представляемых по запросам
Кадровая документация – это значительный комплекс документов, образующихся в организации в процессе осуществления трудовых и связанных с ними отношений между нанимателем и работником (документы по личному составу, учетные документы, организационные документы и т.п.).
В определенных случаях отдельные кадровые документы (справки, характеристики, выписки из трудовых книжек и т.п.) могут представляться по запросам сторонних организаций или нынешних и бывших работников, а также в пределах организации (например, для внутреннего пользования).
Проставление печати на исходящих кадровых документах или на кадровых документах, рассылаемых в пределах организации, не требуется, если иное не установлено законодательством и (или) не определено в локальных правовых актах организации.
Однако если представляется (рассылается) копия кадрового документа, то необходимо учитывать, что размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.
Справочно:
полномочия по заверению копий документов закрепляются в локальном правовом акте организации (в локальной инструкции по делопроизводству или предоставляются руководителем организации в соответствующем приказе) или могут быть предоставлены по доверенности. Полномочия по заверению копии документа могут быть предоставлены и в рамках нормативных правовых актов (например, нотариусам).
В противном случае (например, при отсутствии печати в организации) указанные размноженные экземпляры документа заверяются путем проставления отметки о заверении копии, которая оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Например:
Верно
Ведущий специалист отдела кадров
Подпись Н.Н.Гаврилова
05.07.2022
При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии допустимо удостоверить печатью организации (часть третья подп. 7.28 п. 7 СТБ 6.38-2016).
Это важно! Копии отдельных документов не подлежат заверению (засвидетельствованию), а именно запрещается свидетельствование верности (часть первая подп. 1.5 п. 1 постановления № 1256):
– копий паспорта гражданина Республики Беларусь, иных документов, удостоверяющих личность;
– военного билета;
– служебного удостоверения депутата;
– иных служебных удостоверений;
– свидетельства о регистрации ходатайства о предоставлении статуса беженца, дополнительной защиты или убежища в Республике Беларусь;
– свидетельства о предоставлении дополнительной защиты в Республике Беларусь;
– других документов, свидетельствование копий которых запрещено актами законодательства.
Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).
Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (Инструкция № 19).
Декрет Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» (Декрет № 7).
Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).
Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Госкомитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (СТБ 6.38-2016).
Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (№ 1256).
