Работница вступила в брак и изменила фамилию. Специалист по кадрам на обложке личного дела этой работницы зачеркнул ее старую фамилию и рядом написал новую.

Правомерны ли действия специалиста по кадрам?

Действия специалиста по кадрам неправомерны.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (часть первая п. 2 Инструкции).

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) (п. 3 Инструкции).

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4 к Инструкции. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел (часть первая п. 18 Инструкции).

Если фамилия работника после оформления личного дела изменилась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней (часть вторая п. 18 Инструкции).

В рассматриваемом случае в связи со вступлением в брак работница изменила фамилию. Специалист по кадрам зачеркнул старую фамилию работницы на обложке личного дела и рядом написал новую, что не соответствует положениям Инструкции.

Таким образом, специалист по кадрам должен был заключить старую фамилию работницы в скобки, а новую записать над ней.

Документ:

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция).