Прочитав статью, вы узнаете:

• какие новые формы документов включены в УСОРД;
• какие формы исключены;
• какие формы подверглись изменениям.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности всех организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации). В состав УСОРД входят:

• СТБ 6.38-2016;
• классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов (далее – ОРД) и пояснительная записка по его применению;
• альбом унифицированных форм ОРД.

Приказом № 41 была утверждена новая редакция УСОРД. Новая редакция УСОРД нацелена на отражение действующего законодательства и на восполнение пробелов и недочетов предыдущей редакции. Формы, содержащиеся в новой редакции, будут полезны в работе организаций, в т.ч. и их кадровых служб.

Документы по административно-хозяйственным вопросам

В новую редакцию УСОРД были включены формы приказа по административно-хозяйственным вопросам и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам. Это восполнило пробел среди форм приказов и распоряжений, входящих в состав УСОРД, поскольку ранее в нем были только формы приказов по основной деятельности и по личному составу, несмотря на то что приказы и распоряжения подразделяются на 3 вида: по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам (часть первая п. 98 Инструкции по делопроизводству).

ЭТО ВАЖНО!

Несмотря на включение в УСОРД формы приказа (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам, к таковым не будут относиться приказы и распоряжения, отражающие административно-хозяйственные виды деятельности в организациях, для которых эти виды деятельности являются основными. В таком случае должен оформляться приказ по основной деятельности.

Должностные и рабочие инструкции

Поскольку во внесенных в ТК изменениях нашло отражение разграничение понятий «должность» и «профессия», то было введено понятие «профессия рабочего» и разграничены понятия «профессия рабочего» и «должность служащего». Поэтому вместо существовавшей ранее одной должностной инструкции были установлены 2 вида инструкций для работников: должностная и рабочая инструкция. Соответствующие изменения были внесены в УСОРД (см. табл. 1):

Таблица 1

Документация по переводу (перемещению)

В новой редакции УСОРД отражено разделение приказов и распоряжений о переводе (перемещении) на приказы и распоряжения о переводе и о перемещении соответственно. Акцентирование внимания на их неравнозначности позволяет исключить путаницу между этими двумя понятиями.

Справочно:

под переводом признается поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения в соответствии с законодательством наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки).

Справочно:

под перемещением признается поручение нанимателем работнику прежней работы на новом рабочем месте как в том же, так и другом структурном подразделении, за исключением обособленного, на другом механизме или агрегате, но в пределах специальности, квалификации или должности с сохранением условий труда, обусловленных трудовым договором.

Согласно последним изменениям в ТК также возможны различные варианты перевода, поэтому могут составляться, например, приказы о временном переводе или о переводе на другую постоянную работу.

Наложение дисциплинарного взыскания

Вместо формы акта об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания в УСОРД была включена форма акта об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением, постановлением, решением, протоколом) о наложении дисциплинарного взыскания. Это также связано с изменениями, внесенными в ТК и расширившими перечень документов, которыми может оформляться дисциплинарное взыскание (ст. 199 ТК). Дополнительно к широко используемым приказу и распоряжению (формы которых присутствуют в УСОРД) дисциплинарное взыскание можно оформлять протоколом и постановлением, формы которых из-за своей специфики в УСОРД не внесены.

Еще один пробел был восполнен путем дополнения УСОРД формой акта об отказе работника от дачи письменного объяснения о нарушении трудовой дисциплины. До применения дисциплинарного взыскания наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника. Отказ работника от дачи объяснения не является препятствием для применения взыскания и оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей (ст. 199 ТК).

Прием на работу и изменение трудовых отношений

По тексту УСОРД (в формы подсистем «Документация по приему на работу» и «Документация по оформлению изменений трудовых отношений») изменены указания на оплату труда согласно изменениям, внесенным в ТК. В формах документов слова «тарифная ставка (оклад)» были заменены на «тарифная ставка (тарифный оклад)».

Отзыв из отпуска

В УСОРД были внесены 2 формы документов, позволяющих восполнить пробелы в документальном оформлении процедуры отзыва из отпуска: докладная записка об отзыве из отпуска и уведомление работнику об отзыве из отпуска.

С использованием формы докладной записки об отзыве из отпуска предлагается доводить до сведения руководителя обоснования отзыва из отпуска. Это важно в т.ч. потому, что обстоятельства, при наличии которых допускается отзыв из отпуска, могут определяться коллективным договором. Уведомление, в свою очередь, будет служить доказательством предложения об отзыве из отпуска работнику, поскольку отзыв возможен только при его согласии.

Документы при создании, реорганизации и ликвидации организации

Подвергся корректировке блок документов, составляемых при создании, реорганизации и ликвидации организации (подсистемы УСОРД «Документация по созданию организации», «Документация по реорганизации организации» и «Документация по ликвидации организации»).

Наименования документов (приказов, протоколов и решений) были изменены в пользу отражения порядка создания, реорганизации и ликвидации организации и участников (лиц или органа), осуществляющих данные процедуры. Это вызвано тем, что в законодательстве не во всех случаях определен вид документа и соответственно порядок и участники этих действий. В новой редакции УСОРД отражено, что если решение о создании организации принимается двумя и более учредителями, то оно оформляется протоколом, если собственником имущества – то решением. Указано также, что при ликвидации субъекта хозяйствования ликвидационная комиссия назначается собственником, учредителями, участниками или органом юридического лица (см. табл. 2).

Таблица 2

Исключены следующие формы документов:

1. письмо об изготовлении печатей и штампов. Вместо данной формы в УСОРД включено заявление об изготовлении печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь. Изготовление печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь в мастерских производится на основании заявления (абз. 2 части второй п. 7 Инструкции № 189);
2. положение об организации;
3. устав организации.
   Исключение форм устава и положения вызвано объемом данных документов и их разнообразием для субъектов разной организа­ционно-правовой формы, определением формы и структуры данных документов в действующем законодательстве, а также тем, что данные документы в ряде случаев являются нормативными правовыми актами, что делает оправданным их исключение из УСОРД;
4. акт о ликвидации организации. Исключение данной формы определено тем, что согласно гражданскому законодательству основным документом, составляемым ликвидационной комиссией, является ликвидационный баланс и составление акта в данном случае излишне.

Что необходимо сделать?

Если в организации разработаны унифицированные формы документов (включаются в табель унифицированных форм документов организации) и (или) формы и образцы документов представлены в приложениях к инструкции по делопроизводству организации, то нужно не забыть разработать новые формы, откорректированные в соответствии с новой редакцией УСОРД.

Документы:

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документа­ции Республики Бела­русь. Система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (далее – СТБ 6.38-2016).

Приказ директора Де­партамента по архивам и делопроизводству Мин­юста Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 «Об утверждении унифицированной системы организационно-распорядительной документации» (приказ № 41).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденная постановлением МВД Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189 (Инструкция № 189).